Die aktuelle Wirtschaftslage stellt Unternehmen in Deutschland vor neue Herausforderungen. Laut einer aktuellen Meldung von The Pioneer (auf Basis von Zahlen der OECD)¹ gilt Deutschland inzwischen als „Europas kranker Mann“. Die hohen Krankmeldungsraten, die laut AOK-Statistik ² auf einen neuen Höchststand geklettert sind, verstärken diesen Eindruck. Mehr Ausfälle bedeuten nicht nur höhere Kosten, sondern auch ernsthafte Engpässe in der Betriebsorganisation.
Es ist an der Zeit die Automatisierung als Lösung zu betrachten, um sowohl die Belastung der Mitarbeiter als auch die Folgen von Krankheitsausfällen zu minimieren. In dieser Ausgabe des Automation Insiders stelle ich dir innovative Strategien vor, wie dein Unternehmen Automatisierung nutzen kann, um Krankheitsausfälle zu reduzieren und auf Ausfälle flexibel zu reagieren.
Acht Wege, wie Automatisierung Krankheitsfälle reduzieren kann
1️⃣ Knowledge Base aufbauen
Durch eine digitale, zentralisierte Wissensdatenbank können Kolleginnen und Kollegen leicht auf Dokumentationen zugreifen und Aufgaben eigenständig übernehmen. So wird die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitenden reduziert und die Arbeit kann nahtlos fortgeführt werden, auch wenn jemand krankheitsbedingt ausfällt.
Wissen sammeln, strukturieren, deklarieren, verfügbar und aktuell halten und mittels Data Mining aufwerten.
2️⃣ Automatisierung repetitiver Aufgaben
Indem manuelle, wiederkehrende Tätigkeiten wie die Datenerfassung oder das Erstellen von Berichten automatisiert werden, kann das Unternehmen sicherstellen, dass zentrale Aufgaben reibungslos weiterlaufen – auch ohne direkte menschliche Interaktion.
Ziel: Den Bedarf an menschlichen Entscheidungen oder Interaktionen auf ein Minimum reduzieren durch Hyperautomatisierung.
3️⃣ Umverteilung von Fachkräften (Body-Leasing)
Personalmangel an einem Standort kann durch ein automatisiertes Ressourcenmanagementsystem schnell kompensiert werden. Dieses System analysiert den Bedarf in Echtzeit und kann kurzfristig Verfügbarkeiten prüfen, sodass Fachkräfte an Standorte mit hohem Bedarf versetzt werden können. Das Body-Leasing-Prinzip ist besonders wertvoll für kurzfristige Entlastung.
Gerade im öffentlichen Sektor wäre das eine großartige Entlastung, insbesondere wenn ich an die ständigen Kindergartenschließungen denke.
4️⃣ Automatisierte Schichtplanung und Ressourcenanpassung
Moderne Systeme zur Schichtplanung ermöglichen eine automatische Anpassung bei kurzfristigen Personalausfällen. KI-gestützte Algorithmen benachrichtigen Ersatzkräfte aus einem Pool und planen sie direkt ein. So bleibt der Schichtbetrieb stabil, ohne dass manuelle Eingriffe notwendig sind.
Predictive Analytics und Predictive AI werden bereits heute von Großunternehmen wie Google, HP, Amazon und auch HP eingesetzt, um dem Ausfall vorzubeugen.
5️⃣ Remote-Arbeitsoptionen und virtuelle Workflows
Durch die Möglichkeit zum Remote-Arbeiten können Mitarbeitende bei leichten Beschwerden von zu Hause aus tätig bleiben. Virtuelle Workflows, in denen alle Tools und Dokumente digital verfügbar sind, erleichtern dies und reduzieren die Notwendigkeit, trotz Krankheit ins Büro zu kommen.
Die Verfügbarkeit von Plattformen und Tools, die Remote-Arbeit zum Kinderspiel machen, sind in den letzten Jahren rasant angestiegen. Für jeden Anwendungsfall kann eine Lösung angeboten werden.
6️⃣ Gesundheitsüberwachung durch Wearables
Besonders in Industriebereichen, in denen physische Anwesenheit erforderlich ist, können Wearables helfen, Gesundheitsdaten in Echtzeit zu überwachen. Frühwarnsignale für Überlastung und Stress können so erkannt werden, bevor es zu einem Ausfall kommt.
Viele große Hersteller bieten solche Wearables an, die durch ihre zahlreichen Funktionen für Mitarbeitende auch ein willkommenes Incentive bedeuten.
7️⃣ Proaktive, KI-gestützte Arbeitslastüberwachung
KI-Systeme, die die Arbeitsbelastung und das Stressniveau überwachen helfen Teams zu identifizieren, die von Überlastung betroffen sind. So kann das Unternehmen rechtzeitig reagieren und Maßnahmen wie Aufgabenumverteilung oder zusätzliche Kapazitäten bereitstellen, bevor Überlastung zu Krankheitsausfällen führt.
Sind solche Überbelastungen erst einmal identifiziert, können sie mit den oben genannten Lösungen verringert werden.
8️⃣ E-Learning und automatisiertes Onboarding für schnelle Vertretungen
Ein automatisiertes E-Learning-System für schnelles Onboarding ermöglicht Vertretungen zügig eingearbeitet werden zu können. Mit standardisierten Online-Schulungen können sich neue oder temporäre Mitarbeiter auch ohne aufwendige persönliche Einweisung einarbeiten und direkt produktiv werden.
Dies gilt insbesondere auch für Fachkräfte ohne Deutschkenntnisse, denen der Inhalt des Onboardings oder von Schulungen in ihrer Landessprache präsentiert wird – natürlich vollautomatisch übersetzt.
Fazit
Automatisierung bietet vielseitige Möglichkeiten, um den Folgen hoher Krankheitsausfälle entgegenzuwirken und die Resilienz deines Unternehmens zu stärken. Indem repetitive Aufgaben automatisiert und Wissensressourcen geteilt werden, kannst du die Belastung für deine Teams reduzieren und den betrieblichen Ablauf in Abwesenheit einzelner Mitarbeiter stabil halten. Nutze die Potenziale der Automatisierung und unterstütze so die Gesundheit und Effizienz deines Unternehmens – selbst in Zeiten hoher Krankheitsausfälle.
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