Der Außendienst ist das Herzstück vieler B2B-Unternehmen. Doch während Vertriebler auf Kundenbesuche und Geschäftsabschlüsse fokussiert sind, wird oft viel Zeit mit Routenplanung, Terminabsprachen und administrativen Aufgaben verschwendet. Hier kommt die Automatisierung ins Spiel: KI-gestützte Technologien, Sprachassistenten, Automatisierungen uvm. ermöglichen eine effizientere Planung und Durchführung, sodass Außendienstteams ihre Energie auf das Wesentliche konzentrieren können – den Kunden.
Inhalt dieser Ausgabe:
- Warum Außendienstautomatisierung?
- Die vier Säulen der Außendienstautomatisierung
- Vorteile der Außendienstautomatisierung
- Wie starten wir nun mit der Automatisierung des Außendienstes?
- Konkrete Tipps für die Entlastung des Außendienstes
- Fazit
1. Warum Außendienstautomatisierung?
Wie häufig werden Bestandskunden vergessen bzw. nicht betreut? Welche Kunden sind umsatzstark und können gezielter angesprochen werden? Wo schlummern unentdeckte Bedarfe?
Automatisierung im Außendienst bedeutet mehr als nur Effizienzsteigerung. Es ist ein strategisches Werkzeug, um Kundenbeziehungen zu vertiefen, die Umsatzgenerierung zu maximieren und die Arbeit der Vertriebsmitarbeiter zu erleichtern. Insbesondere im B2B-Bereich, wo langfristige Beziehungen und regelmäßiger Kundenkontakt entscheidend sind, bietet die Automatisierung viele Vorteile:
- Effiziente Nutzung von Arbeitszeit und Ressourcen.
- Gezielte Betreuung umsatzstarker Kunden.
- Reduzierung administrativer Tätigkeiten.
- Monitoring und Reminder.
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2. Die vier Säulen der Außendienstautomatisierung
2.1. KI-gestützte Routenplanung
Die Optimierung von Fahrtrouten spart Zeit und Kosten und ermöglicht es den Vertriebsmitarbeitern mehr Kunden zu besuchen. Mit KI-gesteuerten Tools und in Kombination mit leistungsstarken Kartenanbietern können Außendienstler ihre Routen automatisiert planen lassen.
Welche Kunden wurden lange nicht mehr kontaktiert/besucht? Welche Kunden bedürfen intensiver Betreuung (bspw. bei komplexen Produkten oder häufigen Bestellungen)? Eine KI kann diese Daten autonom auswerten und eine Liste mit entsprechenden Vorschlägen generieren.
2.2. Automatisierte Tages- und Terminplanung
Ein gut geplanter Tag ist die Grundlage für einen erfolgreichen Außendienst. Automatisierungslösungen erstellen auf Basis von Kalenderdaten, Kundenbedarfen und Verkaufszielen einen optimierten Tagesplan.
- Regelmäßige Kontakte: Umsatzstarke Kunden werden automatisch priorisiert und in regelmäßigen Abständen kontaktiert.
- Flexibilität: Spontane Änderungen wie Terminverschiebungen werden dynamisch angepasst.
Ein Beispiel: Ein System erkennt, dass ein umsatzstarker Kunde seit vier Wochen nicht mehr besucht wurde. Es schlägt automatisch einen Termin vor und fügt ihn in den Tagesplan ein. Auch die Terminabstimmung mit dem Kunden erfolgt vollautomatisch.
2.3. KI-gestützte Kundenanalyse
Kundenbindung ist der Schlüssel im B2B-Vertrieb. Mit KI können Außendienstmitarbeiter:
- Kundendaten analysieren, um potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen.
- Kaufhistorien prüfen und personalisierte Angebote machen.
- Umsatzpotenziale bei Bestandskunden identifizieren.
Automatisierung ermöglicht es, wertvolle Insights direkt in das CRM-System zu integrieren. Außendienstler sehen auf einen Blick, welche Kunden besonders wichtig sind und welche Maßnahmen ergriffen werden müssen.
2.4 Dokumentation
Die Dokumentation gestaltet sich häufig genauso aufwendig wie sie notwendig ist. Eine präzise und zeitnahe Dokumentation von Kundeninteraktionen ist essenziell für den Erfolg im B2B-Außendienst. Automatisierung kann diesen oft mühsamen Prozess erheblich erleichtern:
Automatische Gesprächsprotokolle: Mithilfe von KI-Tools (s. “Konkrete Tipps für die Entlastung des Außendienstes”) können Kundengespräche aufgezeichnet und direkt in prägnante Notizen umgewandelt werden. Diese Notizen werden automatisch mit dem CRM-System synchronisiert, sodass alle relevanten Informationen zentral und aktuell verfügbar sind.
Smartphone-Apps für schnelle Updates: Mobile CRM-Apps ermöglichen es Außendienstlern, direkt nach dem Termin wichtige Informationen per Sprachbefehl oder mit wenigen Klicks zu erfassen.
Automatisierte Datenübertragung: Informationen wie Bestellungen, offene Anliegen oder neue Verkaufschancen können direkt aus der Kundenkommunikation extrahiert und in das CRM oder ERP-System eingetragen werden.
Etablierte und beliebte Tools integrieren: Bestellung via WhatsApp aufgeben? Oder eine Sprachnachricht nach dem Meeting als Report in WhatsApp aufnehmen, die dann ausgewertet mittels KI, im CRM landet? Die Integration alltäglicher Apps erleichtert die Arbeit des Außendienstlers durch bekannte Mechanismen und ein reduzierteres Toolset.
Durch automatisierte Dokumentation bleibt den Außendienstmitarbeitern mehr Zeit für ihre Kunden, während gleichzeitig die Datenqualität und Transparenz im Unternehmen verbessert wird.
3. Vorteile der Außendienstautomatisierung
Höhere Produktivität: Vertriebsmitarbeiter können mehr Kunden pro Tag besuchen und sich auf den Verkauf konzentrieren.
Bessere Kundenbindung: Umsatzstarke Kunden werden regelmäßiger und gezielter betreut.
Kosteneinsparungen: Optimierte Routen reduzieren Fahrtkosten und -zeiten.
Verbesserte Datenbasis: Automatisierte Systeme liefern wertvolle Einblicke in Kundenbedürfnisse und Marktentwicklungen.
4. Wie starten wir nun mit der Automatisierung des Außendienstes?
Schritt 1: Analyse der bestehenden Prozesse: Wo gibt es Ineffizienzen? Welche Aufgaben sind repetitiv?
Schritt 2: Technologieauswahl: Tools wie Salesforce, Pipedrive oder spezielle Routenplanungssoftware können schnell implementiert werden.
Schritt 3: Pilotphase: Beginne mit einem kleinen Außendienstteam, um die Automatisierung zu testen und anzupassen.
Schritt 4: Schulung der Mitarbeiter: Automatisierung ergänzt den Außendienst – Vertriebsmitarbeiter sollten wissen, wie sie die Tools optimal nutzen.
5. Konkrete Tipps für die Entlastung des Außendienstes
Sprachassistenten für unterwegs nutzen:
Vertriebsmitarbeiter können Sprachassistenten wie Siri, Google Assistant oder Alexa nutzen, um während der Fahrt Notizen zu machen oder Aufgaben zu erstellen – ganz ohne Ablenkung vom Straßenverkehr. Zum Beispiel: „Erstelle eine Erinnerung, Kunde XY nächste Woche zu kontaktieren.“. Selbstverständlich wären diese Sprachassistenten mit dem CRM verknüpft, um die Notizen, Aufgaben, Bestellungen etc. direkt am entsprechenden Kunden zu hinterlegen.
KI-gestützte Gesprächsaufzeichnung mit Plaud NotePin:
Mit Geräten wie PLAUD.AI NotePin können Kundengespräche automatisch aufgezeichnet werden (Achtung Datenschutz: Einverständnis einholen). Die integrierte KI erstellt anschließend präzise Meeting-Notizen, die direkt mit dem CRM-System synchronisiert werden. Das spart Zeit und stellt sicher, dass keine wichtigen Details verloren gehen.
Automatisierte Follow-up-E-Mails:
Nach einem Kundentermin können CRMs automatisch Follow-up-E-Mails erstellen und versenden, die individuell auf die Inhalte des Gesprächs abgestimmt sind.
KI-basierte Vorhersagen für Verkaufsmöglichkeiten:
Tools wie Pipedrive oder Zoho CRM nutzen KI, um Verkaufspotenziale bei bestehenden Kunden zu identifizieren. So können Außendienstler gezielte Angebote machen, basierend auf historischen Daten und Kaufverhalten.
Digitale Routenoptimierung mit Echtzeit-Updates:
Routenplanungssoftware wie Routific bietet nicht nur optimale Fahrtrouten, sondern berücksichtigt auch aktuelle Verkehrsdaten, um Verspätungen zu vermeiden. Dies sorgt für maximale Effizienz während der Kundentermine.
Fazit
Der Außendienst ist ein entscheidender Erfolgsfaktor im B2B-Bereich. Automatisierungstechnologien bieten die Möglichkeit, Vertriebsmitarbeiter von administrativen Aufgaben zu entlasten und ihre Zeit effizienter zu nutzen. Umsatzstarke Kunden erhalten die Aufmerksamkeit, die sie verdienen, während die Produktivität des Teams steigt.
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