Das Jahr 2024 war ein echtes Highlight, wenn es um Automatisierungen geht. Rückblickend war es nicht nur ereignisreich, sondern vor allem auch produktiv und effizient. Ein paar meiner Learnings und einige spannende Automatisierungen habe ich dir zur Inspiration hier übersichtlich zusammengefasst:
1. In Minuten statt Tagen: 500 PDFs scrappen und analysieren
Zuvor mussten 5 volle Werktage investiert werden, um PDFs von einer Webseite zu extrahieren, die wichtigsten Infos rauszuziehen und in eine CSV-Datei einzufügen. Jetzt: Ein Klick und die Daten werden automatisch extrahiert.
Mit einem cleveren Web Scrapper und KI habe ich das in Rekordzeit geschafft. Die Automatisierung extrahiert die PDFs, scannt sie, analysiert sie, erkennt die relevanten Themen und wirft dir eine schön aufgeräumte CSV-Datei aus. Das ist nicht nur Effizienz, das ist ein Gamechanger.
2. Der Traum für den Außendienst: Sprachnotizen zu Bestellungen
Du bist im Außendienst unterwegs, machst schnell eine Notiz zu einer Bestellung – und dann? Zuvor hieß das: Nach Feierabend die Bestellung manuell eintippen.
Jetzt übernimmt die KI für dich. Deine Sprachnotiz wird transkribiert, in strukturierte Daten umgewandelt und automatisch eine Bestellung im System angelegt. Du kannst dich also auf die nächste Kundenbesprechung konzentrieren, ohne über den Papierkram nachzudenken.
3. Smarte Meetingnotizen dank KI
Einem Meeting beiwohnen, Notizen machen und sich auf das Gespräch konzentrieren?
Zum Glück stehen dir zahlreiche Tools zur Verfügung, die alles aufzeichnen und transkribieren – gleich, ob online oder offline. Und das Beste: Die KI erstellt dir nicht nur Notizen, sondern auch To-Do-Listen und dokumentiert Entscheidungen. So kannst du sicher sein, dass nichts verloren geht und alle Beteiligten wissen, was als nächstes zu tun ist.
Hinweis: Vor Aufzeichnung müssen die Teilnehmer natürlich zustimmen
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4. Rechnungen analysieren und automatisch buchen
Klingt wie Magie, habe ich aber tatsächlich schon für einen Kunden umgesetzt: Eingehende Rechnungen landen in deinem Posteingang und die KI legt direkt los. Sie erkennt die Stammdaten, Rechnungsbeträge, einzelne Rechnungspositionen usw. und trägt sie ins Buchhaltungssystem ein. Kein Abtippen, kein Fehlerpotenzial, nur Effizienz pur. Dein Finanzteam wird dich dafür lieben.
Hinweis: Thema Datenschutz nicht vergessen, wenn es um personenbezogene Daten geht.
5. Arbeitszeugnisse auf Basis von Mitarbeitergesprächen generieren
Wie wäre es, wenn du nach einem Mitarbeitergespräch nicht stundenlang über einem Arbeitszeugnis brüten müsstest? Mit dieser Automatisierung wird das Gespräch ausgewertet und automatisch ein individuell angepasstes Arbeitszeugnis erstellt. Zeit gespart, Kopf frei.
Hinweis: Thema Datenschutz nicht vergessen, wenn es um personenbezogene Daten geht.
6. Social-Media-Planung automatisieren
Content für verschiedene Plattformen posten? Das kann ziemlich zeitaufwendig sein. Mit Automatisierungen lässt sich ein gesamter Redaktionsplan erstellen, Inhalte planen und sogar automatisch posten (nicht empfohlen). Tools können Posts anpassen, Hashtags vorschlagen und alles zum perfekten Zeitpunkt veröffentlichen.
7. Produktbewertungen analysieren und Trends erkennen
Mit KI kannst du Tausende von Produktbewertungen durchforsten, um Trends oder Herausforderungen zu erkennen. Zum Beispiel: Häufige Reklamationsgründe, Kundenwünsche oder besonders beliebte Features. Daraus lassen sich schnell Optimierungsstrategien ableiten. Für einen Kunden aus dem Retail konnte ich so übersichtliche Reports generieren, die für das Produktmanagement entscheidend sind, um das Produkt weiter zu optimieren.
8. Lagerverwaltung optimieren
Dank Automatisierungen kannst du Lagerbestände in Echtzeit tracken, Bestellungen auslösen, wenn etwas knapp wird, und sogar automatische Nachschub-Bestellungen erstellen. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Lagerkosten. So umgesetzt für einen Kunden aus der Logistik, der mit wenig Aufwand das gesamte Lager kontrollieren und aufstocken kann.
Hast du schon eine dieser Automatisierungen ausprobiert? Oder hast du einen eigenen Automatisierungs-Tipp, der hier fehlt? Schreib mir gern – ich bin gespannt!
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