Automatisierung der Buchhaltung (Step by Step)

Wer kennt nicht die aufwändigen Prozesse in der Buchhaltung? Eingangsrechnungen verarbeiten, einzelne Informationen – die nie an zentraler Stelle stehen – mühselig identifizieren und in das Buchhaltungssystem überführen, den einzelnen Positionen den richtigen Buchungskonten zuweisen etc. Wer die Kontierung abgeben kann, hat sich einiges an Arbeit erspart, der Aufwand bleibt jedoch. Und dann bleibt immer noch der Teil, den die Buchhaltung meistens nicht übernehmen kann: die Fakturierung. Welche Arbeiten sollen in Rechnung gestellt werden und was ist Eigenleistung? Ist ein Retainer vereinbart und wie verrechne ich diesen?

Die Vorteile einer größtenteils automatisierten Buchhaltung kommen durch gesenkte Fehlerquote bei der Übernahme von Daten, maximaler Zeitersparnis bei der Erstellung von Rechnungen und dem automatischen Auslesen von Eingangsrechnungen schnell zum Vorschein.

Im Folgenden stelle ich dir effiziente Wege dar, um deine Buchhaltung schneller zu erledigen, als du “Standard-Kontenrahmen” sagen kannst.

➡️ Welche Systeme du für deine Aufgabenverwaltung, Buchhaltung und Automatisierung verwendest spielt dabei keine Rolle, solange sie mit einer API (Schnittstelle) ausgestattet sind, die es dir erlaubt, Daten zwischen den Plattformen auszutauschen. In meinen Beispielen unten verwende ich Notion (Eingabe), Outlook (Eingabe), Make (Verarbeitung) und sevDesk (Ausgabe).

Inhalt:

Automatische Rechnungserstellung
Eingangsrechnungen automatisch auswerten
Mahnwesen automatisieren
Schon beim Kaufen automatisieren: Die smarte Bank
App Stack Inspiration

Automatische Rechnungserstellung

Case: Aus meinem Projektmanagement-Tool (Notion) heraus sollen Rechnungen für Aufgaben erstellt werden, deren Status auf “Zur Abrechnung” stehen. Anschließend werden die Aufgaben in den Status “Fertiggestellt” verschoben und sind somit archiviert. Im Buchhaltungssystem (sevDesk) wird dann je Kundenprojekt eine Rechnung mit allen Aufgaben erstellt.

Und so einfach geht das in Make:

Suche zunächst nach allen Aufgaben mit Status “Zur Abrechnung”.
Wenn vorhanden, aggregiere diese Aufgaben nach Projekt (= Eigenschaft in Notion), damit wir gebündelte Rechnungen nach Projekt und Kunde erstellen können.
Innerhalb der aktuellen Gruppe an Aufgaben eines Projekts, beziehe die Details zum Projekt, also alle Metadaten des Projekts.
Mit dem Projekt können wir nun den Kunden abfragen, der im Projekt als Eigenschaft vorliegt, um seine sevDesk ID auszulesen, die wir für die Rechnungserstellung in (8) benötigen.
Hier wird die ID der Rechnung gesetzt, die in sevDesk erzeugt wurde. Da sevDesk nur ein Modul “Create an invoice” bereitstellt, das auch gleichzeitig Rechnungspositionen erstellt, anstatt eines gesonderten Moduls (bspw. “Create invoice position”), muss die ID der Rechnung gespeichert und beim nächsten Durchlauf übergeben werden.
Jetzt haben wir alle Basisdaten für die Rechnung gesammelt und können nun die Aufgaben iterieren, die zuvor in (2) aggregiert wurden.
Wie in (5) erwähnt, brauchen wir die Rechnungs-ID aus sevDesk. Ist sie leer, bzw. nicht vorhanden, weiß sevDesk, dass es eine neue Rechnung erstellen soll. Wenn eine ID hinterlegt ist (wird in (9) gesetzt), wird sie mit übergeben, um die Aufgabe der gleichen Rechnung als Position hinzuzufügen.
Hier fließen nun alle gesammelten Informationen zusammen. Als Titel der Rechnung wird der Projektname verwendet. Der Kunde wird mittels seiner hinterlegten sevDesk ID aus den Kontakten verknüpft. Die aktuell iterierte Aufgabe erhält eine Rechnungsposition mit dem Stundenaufwand (= Eigenschaft in Notion) als Menge, dem voreingestellten Stundensatz und dem Titel der Aufgabe als Positionstitel.
Nach (5) und (7) folgt das Speichern der Rechnungs-ID, die wir aus (8) von sevDesk zurückerhalten haben, um sie in der nächsten Iteration für die weitere Rechnungsposition zu verwenden.

Flow

Eingangsrechnungen automatisch auswerten und archivieren

Wer das Glück genießen kann, Rechnungen als PDF via E-Mail zu erhalten, ist bereits einen großen Schritt weiter Richtung Paper-free Office. Ein überquellender Posteingang führt zur nächsten Herausforderung: ständige Ablenkung und manuelles Archivieren der PDF-Rechnung. Das geht deutlich einfacher, indem eine Automatisierungsplattform deine E-Mails nach Rechnungs-Mails scannt und diese automatisch analysiert und organisiert.

Wie der Prozess in Make aussehen kann:

Make sucht nach Rechnungs-E-Mails im Posteingang. Hier kann ein Filter eingestellt werden, der nach speziellen Absendern und gewissen Keywords im Betreff Ausschau hält, um Rechnungs-Mail zu identifizieren.
Wenn E-Mails vorhanden sind, lässt dieser Filter die weitere Verarbeitung zu.
Die Anhänge aus der aktuellen E-Mail werden gelistet und…
…wenn es sich um eine PDF handelt (weitere Typen, die wir hier nicht verarbeiten können, wären möglich)…
…lade diese PDF in Make für die weitere Verarbeitung herunter.
Die Rechnungs-PDF wird in der Dateiverwaltung (hier: SharePoint) abgelegt und gleich in den korrekten Ordner verschoben, der dem aktuellen Monat entspricht.
Zur Dokumentation der Rechnung (und späterem Export nach DATEV) wird in Notion eine Seite in der Rechnungs-Datenbank erzeugt und einige Basisdaten der Rechnung hinterlegt, die wir aus der E-Mail bereits beziehen können: Absender, Eingangsdatum und Upload der PDF-Rechnung.
Mittels ChatGPT lassen wir die Rechnung nun auswerten. Dazu müssen wir diese zunächst hochladen…
…einem Vector Store hinzufügen und…
…mit einem Prompt erklären, welche Daten in welcher strukturierten Form (JSON) wir benötigen.
Wenn ChatGPT die PDF auswerten konnte und die Daten valide sind…
…tragen wir die Daten in die bereits in (7) erstellte Rechnung nach. Durch den zweifachen Aufruf der Seite in Notion beim Erstellen (7) und beim Aktualisieren (12), stellen wir sicher, dass die Rechnung dennoch in Notion verfügbar ist, auch wenn ChatGPT sie nicht auswerten kann.
War der Prozess erfolgreich, verschieben wir die Rechnungs-E-Mail in einen Unterordner des Postfachs, damit diese nicht erneut in Step (1) prozessiert wird.

Flow

Noch automatisierter

Noch einen Schritt weiter gehen Dienste wie bspw. GetMyInvoices, die deine Rechnungen automatisch aus tausenden von Portalen herunterladen, rechtskonform archivieren und an verschiedene weitere Systeme weiterleiten können. Somit sparst du dir die Einrichtung auf einer Automatisierungsplattform, gibst aber auch ein Stück weit die Kontrolle ab.

Mahnwesen automatisieren

Das Mahnwesen empfinde ich persönlich als einen eher unangenehmen Prozess. Der typische Fingerzeig, der sich immerhin mit einem geschönten Wort wie “Zahlungserinnerung” abschwächen lässt.

Suche nach überfälligen Rechnungen, die nicht bereits gemahnt wurden. Füge noch einen Puffer von 3 Tagen hinzu, um das Fälligkeitsdatum durch Ausführungszeiten für Transaktionen noch etwas zu erweitern.
Erstelle eine Mahnung als Entwurf zur erneuten Kontrolle (Human-in-the-loop) vor dem manuellen Versand.

Flow

Schon beim Kaufen automatisieren: Die smarte Bank

Zahlreiche Neobanken machen es den etablierten Geldinstituten schwer mitzuhalten. So bieten Konten, wie die von Pleo, ontist, Qonto oder Holvi schon nativ wichtige Tools, um deine Buchhaltung zu beschleunigen: Rechnungsverwaltung, Ausgabenverwaltung, automatisierte Buchhaltung etc. Einige dieser Neobanken bietet auch die direkte Belegerfassung über die App. Das bedeutet, dass du schnell auch kleinere Belege (bspw. Spesen) über die App während du unterwegs bist ablichten und automatisch zuweisen lassen kannst.

App Stack Inspiration

Unten habe ich dir eine kleine Sammlung nützlicher Tools aus den verschiedensten Bereichen zusammengestellt, die deinen Buchhaltungs-Arbeitsalltag erleichtern: