Ich weiß aus eigener Erfahrung, wie schnell man im Agenturalltag den Überblick verlieren kann. Deadlines, Kundenanfragen und zig Projekte parallel – das kann schnell komplex werden. Um wieder mehr Raum für Kreativität und strategische Arbeit zu schaffen, habe ich Automatisierungen in meine täglichen Abläufe integriert. Hier sind drei davon, die bei mir für einen echten Unterschied gesorgt haben und vielleicht auch dir weiterhelfen:
- Vollautomatisierte digitale Verträge
Verträge und Dokumente manuell zu managen, kostet Zeit. Mit DocuSign und einer Integration via Make automatisiere ich den gesamten Prozess: Vom Dokumentversand bis zur Erinnerung an die Unterzeichnung läuft alles automatisch. Ich bekomme eine Benachrichtigung, sobald der Kunde unterschrieben hat – ohne Nachhaken oder manuelle Verwaltung. Und das voll digital. Selbst bei Verträgen, die der Papierform bedürfen (bspw. zur Nachweispflicht), wird mittels E-POST automatisch das entsprechende Dokument automatisch gedruckt und verschickt. - Automatisierte Berichterstellung / Reporting
Kunden möchten regelmäßig Updates erhalten, doch die Report-Erstellung kostet einiges an Zeit. Databox, Airtable uvm. haben mir das Leben stark erleichtert. Ich lasse die wichtigsten KPIs automatisiert in ein Dashboard fließen und habe so immer aktuelle Daten zur Hand – kein manuelles Kopieren, Sortieren oder Versenden mehr. - Automatisierte Backup- und Sicherheitsprozesse
Datensicherung und Sicherheit sind ein Muss, aber oft zeitintensiv. Jetzt laufen alle Backups automatisch über verschiedene Systeme, Storage Boxes und Server – und ich erhalte sofort eine Benachrichtigung, wenn etwas nicht stimmen sollte. So halte ich das Thema Sicherheit im Griff, vollautomatisiert und konstant.
