Die Vielfalt und Möglichkeiten der Automatisierung – egal ob im Job oder privat – sind grenzenlos. Wenn du regelmäßig wiederkehrende Aufgaben automatisierst, sparst du nicht nur wertvolle Zeit, sondern auch mentale Energie. Hier sind 10 Tipps für dich, die ich bereits in meinem Alltag anwende.
Tipps für deine private Automatisierung
- Regenschirm nicht vergessen Eine halbe Stunde bevor ich das Haus verlasse, erhalte ich eine SMS, falls es heute regnen sollte. Die SMS wird auch nur bei Regen verschickt und erinnert mich daran, einen Regenschirm mitzunehmen.
- Nie mehr in Meetings oder in deiner Fokuszeit gestört werden Wer kennt es nicht: Du bist in einem Videocall und niemand merkt es. Um zu signalisieren, dass ich gerade nicht verfügbar bin, habe ich mir eine smarte Lampe besorgt und sie mit Microsoft Teams verknüpft (weitere Plattformen sind möglich).
→ Ein Video mit Anleitung findest du hier. - Wöchentlicher Speiseplan in deine Inbox ”Was koche ich heute”, ist wohl einer der beliebtesten Suchbegriffe. Um nicht jeden Tag vor der gleichen Frage zu stehen, planen wir die Mahlzeiten der gesamten Woche im Voraus. Dazu erstellt ChatGPT jeden Freitag einen Speiseplan und schickt in mir per E-Mail zu. Der Speiseplan ist genau definiert und beinhaltet auch ein Gericht, das an 2 Tagen gekocht werden kann. Einkaufsliste und Rezepte inklusive.
- Keine Idee mehr vergessen Gerade unterwegs, wenn man schnell etwas notieren möchte und keine Hände frei hat, fehlt es meistens an einer unkomplizierten Möglichkeit. Warum nicht deinen Sprachassistenten nutzen, um fix zu diktieren, was du nicht vergessen möchtest? Die Information wird dann in einer App deiner Wahl gespeichert. Du kannst dich sogar später am Tag über unbearbeitete Einträge in deiner Ideensammlung informieren lassen.
→ Wie das geht habe ich in diesem Video hier festgehalten. - Passwortmanager für automatische Logins Die ewige Suche nach dem Passwort hat ein Ende – mit einem Passwortmanager. Merke dir nur noch das Masterpasswort und speichere alle Passwörter in deinem Manager. Achte darauf, dass der Passwortmanager ein Browser-Plugin und eine mobile App anbietet, damit dieser entsprechende Login-Formulare automatisch vorausfüllt und du deine Passwörter auch immer mit dir führst.
Use Cases für deine berufliche Automatisierung
- Deine gesamte Arbeit automatisch tracken Zahlreiche Zeiterfassungs-Tools versprechen dir effizientes Tracking. Doch das Erfassen ist schnell mal genauso vergessen, wie das Anhalten der Stoppuhr. Abhilfe schafft da Timing – eine App, die im Hintergrund läuft und deine Aktivitäten automatisch erfasst und entsprechend nach App kategorisiert. Arbeitest du mit gewissen Apps häufig in bestimmten Projekten? Lass Timing die Zeiterfassung automatisch einem definierten Projekt zuweisen.
- Rechnungen automatisch erstellen und versenden Projekt abgeschlossen? Sende automatisch eine Rechnung an den Kunden. Eignet sich auch perfekt für projektunabhängige und wöchentliche/monatliche Timesheets, die als Rechnung versendet werden und die einzelnen geleisteten (und fakturierbaren) Aufgaben als Rechnungspositionen listen.
→ Ein Video mit Anleitung findest du hier. - Automatisches Kunden-Onboarding Welche Informationen benötigen wir vom Kunden für das Projekt und welche Informationen müssen wir dem Kunden bereitstellen? Wo werden diese abgelegt? Wie kann der Kunde den Projektfortschritt einsehen? Bei uns erhalten Neukunden ein Onboarding via Notion in Form eines Hubs. Dieser erhält alle notwendigen Informationen, die nächsten Schritte, To-dos und ein Dashboard fürs Projektmanagement. Die Einrichtung des Hubs funktioniert natürlich vollautomatisch, genauso wie die Erstellung des rein digitalen Dienstvertrags mittels DocuSign.
- Geburtstage und Jubiläen Geburtstage sind noch relativ einfach nachzuverfolgen: Einfach einen Kalendereintrag erstellen und diesen jährlich wiederholen. Doch bei (Firmen-)Jubiläen wird es schon etwas schwieriger, obwohl das Eintrittsdatum im Human Resource Management System, CRM oder Adressbuch gespeichert sein sollte. Denn ein Jubiläum wird in festgelegten Zeiträumen von 5, 10, 15, 20 etc. Jahren gefeiert. Das Versanddatum einer Erinnerung an dich muss also kalkuliert werden.
- Kritische Aufgaben/Projekte melden Ist eine Aufgabe oder ein Projekt in Gefahr nicht mehr erledigt werden zu können? Das kannst du feststellen, indem du die Deadline mit dem Fortschritt vergleichst und berechnest, ob die verbleibende Zeit überhaupt noch ausreicht. Mit einem entsprechenden Puffer versehen, wirst du pünktlich informiert, um rechtzeitig reagieren zu können.
Inspiration für Automatisierung
Mein Herz schlägt regelmäßig höher, wenn ich erfahre, dass dieses Tool, das ich gerade nutze, mit einer API (Schnittstelle) ausgestattet ist. Solche Schnittstellen erlauben das Anpassen von Daten innerhalb der App – ohne sie aktiv benutzen zu müssen – und den Austausch von Daten zwischen verschiedenen Apps.
Stell dir die folgenden Fragen:
- Bietet diese App/Software/Plattform eine API an oder kann ich sie mit einer Automatisierungsplattform (Make, Zapier, iOS Kurzbefehle etc.) steuern?
- Mit welchen anderen Tools kann ich Daten sinnvoll austauschen?
- Welche Prozesse innerhalb meiner App führe ich repetitiv aus und könnten so automatisiert werden?
- In welchen Prozessen ist die Fehlerquote relativ hoch? Kann ich die Fehlerquote durch Automatisierung senken?
- Welche Informationen oder Inhalte würdest du regelmäßig erhalten wollen, ohne sie aktiv suchen zu müssen?
- In welchen Bereichen deines Lebens wünschst du dir mehr Effizienz? Sei es bei der Arbeit, in der Küche, beim Putzen, im Homeoffice oder im Garten?
Automatisch produktiv bleiben
