Die tägliche E-Mail-Flut ist oft überwältigend. Stell dir vor, du könntest jede eingehende E-Mail von einem intelligenten System analysieren lassen, das automatisch festlegt, was mit der E-Mail geschehen soll – ganz ohne dein Zutun. Mit Make und der Integration von ChatGPT ist genau das möglich!
Wie funktioniert das?
- E-Mail empfangen: Sobald eine neue E-Mail eintrifft, wird sie automatisch in Make verarbeitet.
- ChatGPT analysiert den Inhalt: Ein ChatGPT-Modul wird eingebunden, um den Inhalt der E-Mail zu interpretieren. ChatGPT erkennt, ob es sich um eine wichtige Anfrage, eine Spam-Nachricht oder eine E-Mail handelt, die später bearbeitet werden kann.
- Router entscheidet über das weitere Vorgehen: Abhängig von der Entscheidung von ChatGPT wird die E-Mail an verschiedene Aktionen weitergeleitet.
- Zusätzliche Workflows: Du kannst den Workflow weiter anpassen und beispielsweise die E-Mail automatisch archivieren oder in einer zentralen Datenbank speichern.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung
- E-Mail-Trigger erstellen: In Make wählst du dein E-Mail-Konto als Trigger aus, sodass der Prozess jedes Mal startet, wenn eine neue E-Mail eintrifft.
- ChatGPT-Modul einbinden: Verknüpfe Make mit ChatGPT, um den E-Mail-Text zu analysieren. Du kannst ChatGPT so einstellen, dass es anhand von Schlüsselwörtern und Kontext entscheidet, ob es sich um eine wichtige Nachricht, Spam oder eine Aufgabe handelt. Dieser Schritt ist optional. Alternativ kannst du auch den E-Mail-Absender filtern und daraufhin deine Entscheidung für das weitere Verfahren mit dieser E-Mail fällen.
- Router hinzufügen: Füge einen Router in Make hinzu, der die verschiedenen Entscheidungswege basierend auf der Analyse von ChatGPT (oder des Absenders) steuert. Stelle sicher, dass die Bedingungen klar definiert sind und gebe ChatGPT genau vor, was es antworten soll, damit du die nachfolgenden Filter aufbauen kannst.
- Aktionen konfigurieren:
- Notion: Verbinde Make mit Notion und richte den Workflow so ein, dass bei wichtigen E-Mails automatisch eine Aufgabe in deiner Aufgabendatenbank erstellt wird.
- Spam-Filter: Verschiebe Spam-Nachrichten sofort in den entsprechenden Ordner.
- Erinnerungen in Outlook: Lasse E-Mails, die du später bearbeiten möchtest, automatisch als Erinnerung hinterlegen (Snooze).
- Automatische Antwort: Verwende ChatGPT, um basierend auf der E-Mail-Anfrage eine automatische, personalisierte Antwort zu generieren und an den Absender zurückzuschicken.
Vorteile dieser Automatisierung
- Zeitersparnis: Du musst nicht mehr jede E-Mail manuell lesen und entscheiden, was zu tun ist.
- Effizienz: Wichtige Aufgaben werden sofort in Notion angelegt, Spam wird aussortiert und unaufdringliche E-Mails verschwinden aus dem Posteingang – bis du die Zeit hast dich darum zu kümmern.
- Flexibilität: Du kannst den Workflow jederzeit anpassen und weitere Aktionen hinzufügen, je nach deinem Bedarf.
ChatGPT und der Datenschutz
Alternativ zu ChatGPT kannst du auch weitere Dienste verwenden, um die Inhalte deiner E-Mails zu analysieren. Dazu gehören bspw. eigene Instanzen, die du in der AWS oder bei Microsoft hosten kannst und natürlich auch DSGVO-konforme Plattformen wie DeutschlandGPT.
Probiere diesen Workflow aus und spare dir Zeit und Stress im Umgang mit der täglichen E-Mail-Flut.
Automate smarter, not harder!
